Indicadores para uma gestão eficiente do processo de admissão

Como comentado em outro momento, o processo de admissão possui uma relevância particular nas práticas de RH, pois é ele que estabelece a percepção inicial do novo colaborador sobre a organização.

Por esta razão, gerir de forma cautelosa este pedaço da primeira experiência de quem está entrando é imperativo.

E gestão se faz com base em indicadores.

Posto isso, pode-se dizer que uma gestão eficiente vai muito além da execução prática das etapas.

É sobre mensurar, analisar e ajustar continuamente o que for necessário para garantir a entrega de uma experiência impecável ao novo colaborador e ao gestor que o recebe.

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Benefícios da gestão de indicadores

Sem indicadores, gerenciar processos críticos, como a admissão de um novo colaborador, pode se tornar um caminho cheio de incertezas.

É aqui que a máxima de William Edwards Deming “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”, se faz tão relevante

Quando lidamos com processos de admissão, o impacto de não medir é sentido diretamente na experiência do colaborador e como ele percebe a sua cultura.

Com a implementação de indicadores, é possível ir por um outro lado, identificando gargalos, medindo prazos e avaliando a qualidade do que é feito.

Na prática, monitorar esses dados permite ações proativas.

Se o tempo médio de admissão é maior do que o desejado, pode ser um indicativo de etapas muito burocráticas ou falta de clareza no processo.

Por outro lado, se o índice de desistência durante a admissão é alto, pode ser um sinal de desalinhamento nas expectativas entre a empresa e o colaborador.

São insights como esses que tornam a gestão mais ágil, humana e estratégica.

Isso não apenas fortalece a marca empregadora, mas também cria bases sólidas para o engajamento e a produtividade de quem está chegando.

Indicadores de admissão relevantes

Nas operações em que fui responsável pelo processo de admissão de novos colaboradores, sempre utilizei de alguns indicadores que considero bem importantes.

Compartilho, abaixo, uma relação com pequenos detalhes sobre eles:

Indicadores que medem tempo

Tempo médio entre o recebimento da carta proposta e o registro no eSocial – Este é um indicador valioso para avaliar se as relações entre as áreas de Atração e Seleção e Operações de RH estão funcionando bem ou se há gargalos que podem ser eliminados. Quanto menor o tempo médio, maior é a fluidez do processo e menores são os contratempos ocorridos no período analisado.
Tempo médio entre processamento da admissão e início das atividades do colaborador – Esse indicador oferece uma visão de como o processo interno da área responsável pelo processamento da admissão está funcionando e quão bem a equipe tem se organizado para lidar com a demanda. Neste caso, um tempo maior pode ser vantajoso, pois oferece ao candidato mais tempo para se organizar antes de ingressar na organização.
Tempo médio de resposta de chamados (candidatos, gestores e recrutadores) – Como comentado anteriormente, a experiência dos envolvidos no processo de admissão conta muito. Portanto, é importante estar atento ao tempo médio de respostas às dúvidas trazidas por qualquer um dos personagens. Quanto menor o tempo, melhor para a companhia e para o colaborador.

Indicadores que medem qualidade

CSAT de chamados abertos (candidatos, gestores e recrutadores) – Após o encerramento do chamado, todo profissional atendido deve ser questionado sobre a qualidade do atendimento, seja em relação à cordialidade ou à resolutividade. Com base nesse indicador, o gestor pode direcionar melhor as ações de melhoria. Quanto maior o número neste indicador, melhor.
NPS do processo admissional (visão colaborador e visão gestor) – Um pouco diferente da construção do indicador acima, essa métrica é aplicada de forma mais abrangente, questionando a percepção geral dos profissionais envolvidos no processo admissional sobre a experiência vivenciada. Assim como no primeiro indicador, quanto maior o resultado, melhor a avaliação.
Quantidade de erros no processo – Este é um indicador mais objetivo, que ajuda a corrigir as etapas do processo que não estão funcionando bem. Com todos os erros ocorridos mapeados, independentemente de sua origem ou de quem é a responsabilidade, a área ganha recursos para garantir experiências futuras melhores. Quanto menor o índice, melhor. O ideal é um processo com zero erros, mesmo reconhecendo que isso é um grande desafio, especialmente em empresas de grande porte.

Um ponto importante: estes são alguns dos indicadores que já utilizei, mas não foram os únicos. É importante entender qual é a realidade da empresa e o contexto do seu processo para determinar quais números devem ser acompanhados e como fazê-lo.

Acompanhar constantemente

Parece chover no molhado, mas é importante ressaltar que a avaliação constante por meio desses indicadores permite que a área de Operações de RH tenha uma visão clara da eficiência dos processos e possa, com agilidade, implementar melhorias onde necessário.

É, também, uma forma de demonstrar cuidado e respeito pelo colaborador desde o início, criando um ambiente propício para a motivação e o engajamento, que são determinantes para quem está ingressando em uma nova companhia.

Dessa maneira, as métricas se tornam não apenas ferramentas de gestão, mas também alicerces para construir uma experiência de admissão consistente e humanizada, que reflete a cultura organizacional e contribui para a retenção de talentos a longo prazo.

Leia os dois outros artigos da série:

Paulo Pereira é Gerente de Operações de RH e tem mais de 12 anos de experiência em práticas de administração de pessoas e folha de pagamento, com expertise em relações trabalhistas, gerenciamento de riscos, processos, auditoria interna, compliance, terceirização de serviços, suporte à emissão de pareceres contábeis e due diligence adquiridos em projetos realizados em grandes empresas líderes de mercado. Também tem sólidas experiências nas áreas de Experiência do Colaborador, Remunerações e Benefícios, Recrutamento e Seleção, e Treinamento e Desenvolvimento.

Além da atividade remunerada, desenvolve o projeto Gentee (www.gentee.com.br), um blog de conteúdo de alta qualidade para profissionais de Departamento de Pessoal e Recursos Humanos.