O processo de admissão deve ser uma parceria dos times de Seleção e Operações de RH

Eu acredito que um bom processo de admissão nasce de um relacionamento de parceria entre os times de Atração e Seleção e Operações de RH, em que o alinhamento entre essas áreas não se limita somente à troca de informações processuais, mas compreende um compromisso firme e estruturado de oferecer o que há de melhor em experiência para quem está entrando na companhia.

Quando ambos os times se conectam em torno de um objetivo comum, que deve ser unicamente oferecer um alto nível de excelência em tudo o que concerne a entrada de novo colaborador, a integração se torna mais fluida e as chances de sucesso aumentam exponencialmente. Aí está o “X” da questão!

No texto abaixo, vou tentar traduzir um pouco das minhas impressões sobre esse tema (não) tão “complexo” que é o relacionamento entre estas duas áreas, especialmente sobre o que acontece quando a gente fala de grandes corporações divididas em estruturas de RH estratégico e RH transacional.

Um jogo de empurra empurra

Não é incomum que áreas que ficam em diretorias ou sob gestões diferentes encontrem divergências no desenrolar de processos compartilhados.

E isso não seria diferente quando a gente fala de empresas com grande fluxo de contratações e possuem times dedicados, um para o processo de seleção e outro para o processo de admissão. Geralmente, em grandes empresas, uma equipe fica no CSC e a outra na diretoria de RH.

Embora ambos tenham o mesmo objetivo, como já falei logo no início, a falta de sinergia pode gerar desgastes desnecessários e comprometer a experiência do candidato. O que é um perigo!

Estes desalinhamentos muitas vezes dão origem ao que costumamos chamar de “jogo de empurra e empurra”, em que cada área tende a transferir a responsabilidade pela execução ou erros para a outra participante do processo, gerando gaps, atrasos e, muitas vezes, frustrações para quem está ingressando na empresa.

Em processos mal conduzidos, a comunicação se perde, as informações sobre o candidato não fluem como deveriam, e o colaborador recém-contratado pode se ver no meio de um cenário confuso, gerando nele uma sensação de despreparo organizacional e até mesmo afetando a sua motivação inicial.

É preciso que haja comunicação entre as áreas

Quando a colaboração entre estas duas áreas é bem sucedida, a empresa evita uma série de falhas que são bem comuns, como informações desencontradas, expectativas não alinhadas e processos burocráticos desnecessários que frustram o mais novo contrato.

Neste sentido, uma comunicação organizada, transparente e eficiente entre as duas áreas torna-se o alicerce que garante que cada passo do processo seja fluido, eliminando ruídos e minimizando eventuais obstáculos que possam surgir.

Além de manter a comunicação ativa, é fundamental que os times se vejam como partes complementares de um mesmo fluxo.

Recrutamento e admissão não devem funcionar como setores isolados, mesmo que organizacionalmente estejam em estruturas apartadas, mas sim como peças interdependentes que, ao operarem de forma conjunta, asseguram que o colaborador se sinta bem conduzido desde o primeiro momento.

Reconhecimento do seu papel

Essa colaboração envolve não apenas o cumprimento das responsabilidades de cada área, mas também uma postura proativa, em que ambas as equipes se apoiam mutuamente para resolver possíveis desafios e otimizar o que for necessário para que a mágica aconteça.

No contexto da execução da admissão de novos colaboradores, a empatia surge como um dos elementos mais essenciais para assegurar que tudo transcorra da melhor forma.

Tratar cada pessoa com atenção e cuidado é necessário não apenas para causar uma boa impressão inicial, como também para oferecer uma experiência memorável e acolhedora, que reflita o compromisso da empresa com as pessoas. E isso é uma responsabilidade de Seleção e de Admissão, não de uma área específica.

Os profissionais envolvidos na admissão devem se colocar no lugar do outro e perguntar a si mesmos: “Como eu gostaria de ser tratado ao ingressar em uma nova empresa?”, e a partir daí, buscar soluções para quaisquer que sejam os problemas, e não caçar bruxas para destinar a culpa por alguma falha. 

O que pode ser feito na prática

Centralização de canais de comunicação

É consenso entre quem faz gestão que centralizar as demandas em um único canal de comunicação é essencial para reduzir ruídos e facilitar a fluidez nos processos, portanto, instituir uma ferramenta como esta, seja para controle de chamados de execução ou dúvidas, no processo de admissão é mandatório.

O time de seleção precisa ter claro qual é o canal correto e assertivo para endereçar as suas demandas e o time de admissões precisa ser responsável no cumprimento dos SLAs acordados, também priorizando as solicitações compreendidas como críticas.

A partir do momento em que todas as solicitações, dúvidas e atualizações trafegam por uma mesma plataforma ou sistema, evitamos confusões e desencontros de informações. Além disso, essa centralização permite que ambas as áreas tenham visibilidade dos status e possam agir de maneira ágil e assertiva.

Rituais em conjunto

Outro ponto essencial é a adoção de rituais em conjunto. 

Encontros periódicos entre os times de atração e admissão, com foco em compartilhar o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, são mandatórios para a construção de uma parceria de sucesso.

A frequência desses rituais deve ser adaptada de acordo com a maturidade das equipes, desde que garantam que se tornem momentos de aprendizado, troca de experiências e fortalecimento da relação entre elas. São nesses encontros que os ajustes precisam ser feitos e a melhoria contínua pensada. 

Aqui, é importante cuidar para que estes ritos não virem um ringue de pancadaria, onde cada equipe esteja mais preocupada em apontar culpas por falhas identificadas em vez de focar na resolução de problemas e manutenção da excelência no processo de entrada de um novo colaborador.

Acompanhamento de indicadores

E claro, como parte indispensável na gestão deste processo está o acompanhamento de indicadores específicos. Isso permite assegurar que potenciais gargalos sejam rapidamente identificados e solucionados. Mas, sobre este tema, falarei em outro momento.

Liderança que compra a ideia

Agora, vem uma das principais – se não for a principal – ferramentas: a liderança.

Nada do que comentei anteriormente será efetivo sem lideranças alinhadas e comprometidas com o fortalecimento da colaboração entre as áreas.

Os gestores precisam atuar como embaixadores da “boa convivência” e do compromisso com a excelência, sempre promovendo uma cultura de parceria e confiança entre seus times.

Quando os líderes estabelecem um exemplo claro, positivo e honesto, os times seguem na mesma direção, o que faz com que seja possível criar um ambiente colaborativo que beneficia diretamente a experiência do novo colaborador.

De forma geral, a meu ver, a integração bem-sucedida entre seleção e admissão não é apenas uma questão operacional, mas estratégica.

A comunicação eficaz, aliada à centralização dos processos, rituais colaborativos e lideranças engajadas, forma a base necessária para garantir que cada novo colaborador seja recebido com a experiência que merece. 

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Paulo Pereira é Gerente de Operações de RH e tem mais de 12 anos de experiência em práticas de administração de pessoas e folha de pagamento, com expertise em relações trabalhistas, gerenciamento de riscos, processos, auditoria interna, compliance, terceirização de serviços, suporte à emissão de pareceres contábeis e due diligence adquiridos em projetos realizados em grandes empresas líderes de mercado. Também tem sólidas experiências nas áreas de Experiência do Colaborador, Remunerações e Benefícios, Recrutamento e Seleção, e Treinamento e Desenvolvimento.

Além da atividade remunerada, desenvolve o projeto Gentee (www.gentee.com.br), um blog de conteúdo de alta qualidade para profissionais de Departamento de Pessoal e Recursos Humanos.